Відсутність працівників може коштувати дорого, особливо якщо вам потрібно найняти тимчасових робітників або оплачувати надурочні роботи іншим працівникам, щоб забезпечити достатню кількість персоналу для вашого бізнесу. Прогули поділяються на три категорії: виправдані (заздалегідь затверджені керівником); невиправдані (не затверджені заздалегідь) та відсутність вини (ті, що не класифікуються). Виправдані прогули та відсутність вин зазвичай вважаються витратами на ведення бізнесу, але контроль витрат через невиправдані прогули є життєво важливим для малого бізнесу. Розуміння законів, пов’язаних з прогулами, може допомогти вашому бізнесу контролювати витрати, уникаючи юридичних пасток.
Звільнені та не звільнені працівники
Закони, що стосуються оплати праці під час прогулів, по-різному застосовуються до звільнених працівників та працівників, що не звільняються. Більшість співробітників, віднесених до категорій осіб, що не звільняються, охоплюються Законом про справедливі норми заробітної плати та графіком роботи, і вони можуть бути закріплені за весь час, пропущений з роботи. Звільнені працівники звільняються від правил FLSA; найпоширеніші винятки стосуються адміністративних, виконавчих та професійних службовців, ІТ-спеціалістів та зовнішнього торгового персоналу.
Якщо звільнений працівник працював у будь-який час протягом оплачуваного тижня, його заробітна плата не може бути призупинена без ризику втрати статусу звільненого. Втрата звільненого статусу означає, що вам доведеться платити 1 1/2 розміру його ставки за кожну годину, коли він працював понад 40 заднім числом і рухався вперед. Однак письмова політика, яка визначає певну кількість днів хвороби або особистих днів, дозволить вам зарахувати пропущені дні до цієї кількості; якщо звільнений працівник перевищує це число, ви можете скасувати оплату та, якщо працівник не відповідає іншим критеріям, вжити дисциплінарних заходів.
Хвороба, інвалідність та травми
Два інших федеральних закони регулюють прогули за хворобою чи інвалідністю і застосовуються як до звільнених, так і до звільнених працівників. Закон про сімейну відпустку застосовується до підприємств, на яких працює понад 50 працівників; вона вимагає від роботодавців щорічно надавати працівникам відпустки без збереження заробітної плати, але захищених роботою, що стосуються їх важкої хвороби або догляду за новонародженими, нещодавно усиновленими чи хворими членами сім'ї. Це також дозволяє відпустку, коли члени сім'ї перебувають на військовій службі. Відпустка може бути використана послідовно або з перервами. Закон про американців з питань інвалідності застосовується до бізнесу, в якому працює понад 15 працівників, і вимагає надання вам продовженої відпустки, якщо це необхідно для задоволення потреб працівника з інвалідністю. Також вимагається, щоб ви не дискримінували цього працівника при наймі на роботу чи просуванні по службі через його інвалідність або необхідність додаткового відпочинку. На додаток до федеральних правил, штати мають власні закони, які захищають працівників, які повинні брати відпустку за травми, отримані на роботі.
Політика відвідуваності
Найкращий спосіб боротьби з прогулами - це розробка політики відвідування, яка відповідає потребам вашого бізнесу та відповідає законодавству. Правильна політика відвідування має охоплювати все наступне: запізнення, хвороби, особисті справи, сімейні та медичні відпустки (включаючи військові) та відпустки по інвалідності. Політика повинна бути конкретною. Наприклад, як швидко після початку зміни працівник повинен телефонувати, якщо вона хвора, щоб уникнути дисциплінарного стягнення? або скільки попередження працівник повинен дати керівнику за виправдану відсутність? Політика також повинна чітко визначати, що викликає дисциплінарні стягнення та як ця дисципліна буде прогресувати; наприклад, перший випадок невиправданої відсутності або екстреної відсутності без дзвінка спричинить усне попередження; другий - письмове попередження, а третій може бути підставою для припинення. Повідомте політику письмово працівникам та підготуйте керівників. Після розробки послідовно застосовуйте політику, щоб уникнути заяв про дискримінацію.
Відсутність помилок
Деякі компанії розробляють політику прогулів без вини. За цією системою не робиться спроб класифікувати неявки як виправдані або невиправдані; натомість кожному працівнику дозволяється використовувати певну кількість вихідних днів із роботи, щоб використовувати за бажанням. Прогресивна дисципліна застосовується, коли працівник перевищує кількість дозволених прогулів. Хоча цією системою може здатися легкою в адмініструванні, невідомість того, чому відсутні ваші співробітники, може створити проблеми в доведенні того, що ви дотримуєтеся FMLA. Цей тип системи також може не відповідати вашим комерційним потребам у ситуаціях роздрібної торгівлі або кол-центру, коли покриття протягом певних годин є критичним.
Облік
Правильне ведення діловодства важливо, щоб уникнути судових процесів. Наприклад, працівники можуть стверджувати, що роками працювали в випадковому "комп’ютерному часі", відстежуючи власні надурочні роботи, а потім беручи додаткову відпустку, щоб компенсувати надурочний час. Якщо вам бракує офіційних записів часу, ви не можете довести інакше. Багато систем оплати праці можуть відстежувати прогули та розрізняти типи прогулів. Якщо у вашої компанії немає такого варіанту, розробіть інший спосіб відстеження окремих прогулів, а також тип і складіть загальні підсумки для всієї компанії.
