План спілкування описує, що організація хоче досягти за допомогою інформації, яку вона розсилає. У ній перелічені цілі, інструменти, що використовуються для виробництва комунікацій, та передбачувані одержувачі. План описує, якою інформацією буде обмінюватися та як вона буде розподілятися. План також визначає людей, відповідальних за створення та управління інформацією, коли її слід передавати та де слід зберігати записи.
Зміст
Спілкування включає друковані публікації, матеріали для конференцій та зв’язків з громадськістю, юридичні документи та вміст в Інтернеті. Інші типи спілкування включають опитування, звіти, виступи та інші документи компанії. Типи маркетингового спілкування включають інформаційні бюлетені проектів, відгуки, презентації та інше рекламне забезпечення. Типові механізми, що використовуються для доставки повідомлення, включають плакати, брошури та веб-сайти. План спілкування зазвичай включає календар, який вказує, коли будуть доступні матеріали для спілкування. Крім того, план визначає метод вимірювання ефективності зв'язку.
Призначення
План спілкування діє як активний захід для забезпечення того, щоб кожен мав потрібну інформацію вчасно. План описує, хто виробляє кожен тип зв'язку та як часто він оновлюється або розповсюджується. Пріоритетність комунікаційних потреб допомагає організації визначити, скільки часу потрібно відводити на ці завдання в загальному організаційному плануванні.
Аудиторія
План спілкування визначає типи повідомлень і хто повинен їх отримувати. Чітка ідентифікація аудиторії та її потреб значно полегшує написання спілкування. Наприклад, бюлетені, спрямовані на співробітників, повинні містити детальну інформацію про майбутні події, забезпечувати визнання видатних результатів та вимагати внесків щодо заяв про місію та інших організаційних обговорень.
Доставка
Мультимедійні презентації, записані навчальні події, подкасти та інструменти технологій соціальних медіа, такі як вікі, блоги та форуми, гарантують, що учасники отримують всю необхідну інформацію, коли їм це потрібно. У ситуаціях, що залежать від часу, надсилання інформації голосом, текстом та електронною поштою сповіщає всіх швидко, забезпечує прийняття найкращих рішень та інформування та участь усіх людей.
Історія версій
Додавання історії переглядів до комунікаційного плану гарантує, що зміни в комунікаційній стратегії документуються. Оцінка інструментів та методів, що використовуються для спілкування, дозволяє організації застосовувати найкращі практики та повторно використовувати успішні стратегії для наступних зусиль, заощаджуючи час та гроші.
