Бізнес-звіт в основному використовується для передачі інформації. Лист може також передавати інформацію, але зазвичай він узагальнює інформацію. Хоча лист адресований конкретним одержувачам, звіт може бути надісланий особам за межами компанії або опублікований. Звіти часто форматуються у спосіб, який відповідає одному звітному періоду до іншого, щоб можна було порівнювати інформацію. Якщо спостерігається плинність працівників, які складають звіти, однорідність шаблону звіту також полегшує компанії збереження послідовності у своїй практиці звітності.
Довжина
Одним із факторів, який вирішує, використовувати бізнес-звіт чи діловий лист, є тривалість інформації, необхідної для спілкування. Діловий лист, як правило, становить від однієї до трьох сторінок. Якщо ви передаєте інформацію довшу, ніж ця, її буде легше прочитати, якщо вона буде відформатована як звіт з оглядом, заголовками та висновком. Довгі звіти повинні містити зміст, який допоможе читачеві.
Аудиторія
Ще одним фактором, який слід врахувати, є ваша аудиторія. Якщо інформацію, яку ви зібрали, розглядатимуть лише кілька людей, включіть її до листа, що містить ваші особисті коментарі. Однак якщо ви збираєте інформацію, яку читатимуть багато людей або на яку в майбутньому посилатимуться особи, що не належать до вашої компанії, скористайтеся бізнес-звітом. Наприклад, фінансові дані можуть переглядати акціонери вашої компанії, бухгалтери, юристи та державні установи.
Тип інформації
Дані, складені в таблиці, списки, електронні таблиці чи форми, краще вписуються в бізнес-звіт, ніж лист. Подібним чином, якщо ви включаєте графіки або діаграми, використовуйте звіт. Великий дослідницький проект, такий як техніко-економічне обґрунтування, повинен бути включений у звіт, оскільки він забезпечує формат для викладення значних обсягів даних досліджень, статистики, методів та результатів. Лист, навпаки, корисний для передачі короткого підсумку дослідження. Інші типи інформації, які зазвичай передаються у звіті, включають стратегічні плани, звіти про продажі, звіти про відповідність та маркетингові плани.
Формальність
Скористайтеся діловим звітом, а не листом, чи є ваше письмо офіційним. Незважаючи на те, що ви можете вільно використовувати «я» або «ти» у листі, звіт є менш особистим. Звіт складається в об'єктивному тоні, повідомляючи факти, а не передаючи думки. Якщо ви бажаєте включити думку до звіту, напишіть це у листі, що додається до звіту. Якщо матеріали, які ви представляєте, вимагають цитування зовнішніх джерел, відповідним форматом для цього також є звіт. Залежно від стилю, який вважає за краще ваша компанія, розміщуйте цитати в тексті звіту, у виносках або в кінці звіту.
