Планування потужності - це те, як ви знаєте, чи є у вашої компанії те, що потрібно для виконання необхідних робіт або для виконання нових робіт. Коли у вас є хороше планування потужності, ви можете брати нові проекти та ефективно виконувати поточні проекти.
Враховуйте свою місткість
Дізнайтеся, скільки часу потрібно вашим працівникам для виконання завдань. Якщо ви пропонуєте послугу, подумайте, скільки проектів може взяти на себе кожен працівник за один раз, щоб виконати послуги за розумний проміжок часу.
Якщо більше одного працівника бере участь у виконанні різних послуг для одного і того ж клієнта, враховуйте тип завдання, який виконує кожен працівник, і скільки часу зазвичай потрібно для виконання кожного завдання.
Отримавши уявлення про кількість часу, який зазвичай потрібен для виконання кожного завдання, ви можете почати оцінювати, чи можете ви взяти на себе більше роботи, чи варто його розширювати, щоб мати змогу обслуговувати більше клієнтів або виробляти більше предметів.
Розгляньте навички співробітників
Деякі співробітники краще виконують певні завдання в команді. Переконайтесь, що капітани вашої команди добре виявляють ці навички, і використовуйте ці навички під час завершення проекту. У маркетинговому проекті ви хочете, щоб дизайнери виробляли привабливу графіку, а автори - стилі гасла.
У виробничому середовищі переконайтеся, що у вас є працівники, які мають належну підготовку та мають навички того, що вони виробляють або продають. Наприклад, у роздрібній торгівлі працівник, який швидко стоїть на полицях, не може бути швидким у касі, і навпаки.
Розрахуйте точне навантаження
Визначте, з яким навантаженням може впоратися ваша команда. Після того, як ви оцінили сильні та слабкі сторони кожного, подумайте, скільки часу потрібно команді для обробки кожного процесу. Пам’ятайте, що проект в останню хвилину, який об’єднує всіх, щоб викрутитись за лічені години чи дні - це не те, що можна повторювати щотижня чи навіть щомісяця. Ви не хочете, щоб члени команди перегоріли.
Погляньте на свої довгострокові проекти, і чи вони стосуються нового клієнта, нового продукту чи розширення поточної послуги. Тоді погляньте реалістично на здатність вашої фірми виконувати ці проекти.
Поміркуйте, скільки у вас роботи і що вам потрібно для виконання роботи. Потім підрахуйте, які ресурси вам доведеться приділити завданням. Порівняйте обсяг роботи, який ви наразі маєте, зі своїми ресурсами. Існують програмні системи планування потужності, які допоможуть вам у ваших розрахунках.
Стратегії використання
Що станеться, якщо у вас є більше проектів чи продуктів, ніж ресурси? Що станеться, якщо у вас більше персоналу, ніж проекти чи продукти? Вони називаються прогалинами, і тому існує символ необхідність планування потужності. Вам потрібно мати конкретний план боротьби з кожним типом розриву, коли б він не виник.
Перелічіть набори навичок своїх співробітників, щоб ви могли пересувати людей навколо потреб вашого проекту. Якщо ви займаєтеся виготовленням продукту, вирішіть, чи потрібно вам оновлювати обладнання або перенаправляти співробітників на інші проекти. Навчіть своїх співробітників заповнювати проекти за потреби.
Схема майбутнього
Впроваджуючи планування потужності в управлінні операціями, ви намагаєтеся передбачити майбутнє. Використовуйте схеми управління проектами, щоб проілюструвати, які ваші варіанти. Точне заповнення цих таблиць покаже вам, де ви знаходитесь.
Коли ви підключаєте різні параметри, діаграма повинна мати можливість вказати, чого очікувати. Ви повинні мати уявлення про те, чи ефективний ваш процес, чи є у вас спроможність брати участь у нових проектах, чи слід скорочувати проекти.
Подивіться на історію
Використовуйте минулу історію в таблиці управління проектами. Це допоможе вам оцінити попит на ваш товар або послугу на основі минулої історії, і ви повинні почати бачити закономірності у своїх процесах. Це, в свою чергу, покаже важливість планування потенціалу для організації.
Ваші діаграми також повинні виявляти будь-які недоліки у вашому процесі, або де щось може застрягти. Якщо щось спричиняє вузьке місце, це має з’явитися. Вирішення цих питань повинно значно допомогти зробити ваш виробничий процес більш ефективним.
Необхідність планування потужності
Це легко пояснити, якщо врахувати, що станеться, якщо ви не будете планувати потужність. Спочатку ви не зрозумієте, що щось не так. Це відображається не відразу на балансі.
І це вимагає додаткового часу. Багато менеджерів вважають, що їм не вистачає часу чи ресурсів для ретельного планування потенціалу. Але попередній час, необхідний для планування потужності, напевно позбавить вас прикрого завдання - пізніше пояснити, чому проект не працював, або чому ви не змогли дотриматися термінів виробництва.
Якщо не виконати планування потужності, це може призвести до надмірного використання обладнання або перенапруженого персоналу. Персонал, який витратить додаткові години на завершення проекту, потребуватиме перерви перед переходом до наступного проекту, який, сподіваємось, не призведе їх до виснаження.
Деякі інші недоліки
Тільки уявіть, що може статися, якщо ви не використовуєте планування потужності:
- Можливо, вам доведеться придбати обладнання перш ніж ви будете готові. Надмірно використовуване обладнання може зіпсуватися.
- Yнаш персонал може страждати від низького морального духу. Це зробить їх менш схильними до хорошої роботи.
- Низький моральний дух може змусити їх засмітити проект, що може спричинити його збій.
- Співробітники можуть прийняти рішення про звільнення, залишаючи вас недостатньо укомплектованими для великого проекту.
- Якість проекту може постраждати. Втрата проекту через низьку якість - це те, чого можна легко запобігти за допомогою своєчасного планування потужності.
- Перероблення проекту або виготовлення нових продуктів задоволення очікувань клієнта обійдеться вам у гроші, гроші, яких ви, мабуть, не заклали у свій прогноз бюджету.
- Невиконання очікувань може завдати шкоди свою репутацію та спричинить втрату не лише поточних клієнтів, але й потенційних нових клієнтів.
Побудова в процесі
Якщо ви будуєте планування потенціалу як звичайну частину вашого бізнесу, ви будете попереду гри, не намагаючись наздогнати. Попрацюйте зі своїми менеджерами, щоб оцінити ваші ресурси перед кожним проектом, щоб, коли новий проект застане вас несподіваним, ви мали готовий план.
Навчіться узгоджувати свої ресурси з вашим проектом чи виробництвом. Використовуйте програмне забезпечення або електронні таблиці, які дозволять вам оновлювати та вносити необхідні зміни.
Завжди залишайте маленьку кімнату
Якщо ви постійно працюєте на повну потужність, можливо, ви готові керувати поточними проектами, але це залишає мало місця для інновацій або проблем. Якщо ви працюєте трохи менше потужності, ви будете краще підготовлені для обробки додаткової вантажу або додаткового запиту.
Надавши вашій компанії трохи кімнати для дихання, можливо Від 10 до 15 відсотків, ви надаєте вашим співробітникам можливість сприймати будь-які зміни, що входять до проекту. Можливо, хтось виходить у декретну відпустку, а може, новий клієнт хоче ваші послуги. Можливо, новий продукт злітає.
Коли з вашою компанією трапляються хороші речі, ви хочете, щоб ваш персонал впорався із навантаженням, не втрачаючи належного балансу між роботою та життям. Ви хочете, щоб ваша компанія зберегла свою репутацію. Планування потужності дасть вам інструменти, необхідні для того, щоб це сталося.
