Все ще можна керувати бізнесом без комп’ютера, але це мав би бути дуже малий бізнес, і ви б точно робили справи важко. Оскільки комп'ютери у вашому бізнесі, мабуть, і так є, має сенс максимізувати цінність, яку ви отримуєте від них. Один із способів зробити це - комп’ютеризувати свою систему інвентаризації. Ви можете використовувати комп’ютер лише для пришвидшення ведення записів або перейти до повномасштабної системи інвентаризації в режимі реального часу, залежно від ваших потреб, але в будь-якому випадку, ви отримаєте вигоду від комп’ютеризації.
Системи періодичної та безстрокової інвентаризації
Загалом кажучи, є два способи управління вашим запасом. Перший - це фізичний підрахунок періодично через рівні проміжки часу, а потім узгодження фактичних запасів із показниками, показаними у ваших книгах, після того, як ви врахували вхідні замовлення та вихідні продажі. Цей метод отримує переваги від комп’ютеризації у багатьох напрямках, хоча, якщо ваш бізнес досить малий, ви можете зберегти його повністю «старою школою», використовуючи ручки та папір.
Підприємства з більшими запасами для управління та вищим товарообігом продукції, як правило, віддають перевагу тому, що називається системою постійних запасів. Цей тип системи відстежує ваші продажі та замовлення в режимі реального часу, оновлюючи ваш запас під час кожної транзакції. Ось тут переваги комп’ютеризації проявляються найбільш наочно.
Швидкий, точний підрахунок
Навіть якщо ви використовуєте вічну систему інвентаризації, вам доведеться періодично робити фізичний підрахунок, щоб переконатися, що ваші записи інвентаризації є точними. Однією з найбільших переваг комп’ютеризованої системи інвентаризації є те, що вона забезпечує швидший і точніший підрахунок.
Сканування штрих-кодів або QR-кодів відбувається швидше і простіше, ніж записувати номери запасів вручну або гортати сторінки аркушних запасів, шукаючи правильний товар. Це також означає, що вам не доведеться передавати ці номери вручну до вашого бухгалтерського програмного забезпечення або бази даних інвентаризації, що усуває інше можливе джерело помилок і кілька годин часу введення даних. Натомість це швидке електронне завантаження.
Краще отримання та доставка
Комп’ютеризовані системи інвентаризації також спрощують доставку та отримання замовлень і залишають менше місця для помилок. Ви можете просто відсканувати товар у товарний запас у міру надходження, і він з’явиться у вашому підручному інвентарі. Приблизно так само, коли ви надсилаєте замовлення своїм клієнтам, ви можете відсканувати кожен предмет із запасів.
У роздрібній торгівлі ваші касири роблять те саме, що проводять пальцем або сканують кожен проданий товар. Вам все одно доведеться навчити співробітників повторно перевіряти вміст кожного поля відповідно до замовлення чи рахунку-фактури, але ви все одно усуваєте один або кілька етапів введення даних, у яких можуть виникати помилки.
Зменшена усадка та відсутність запасів
Кожен раз, коли ви підраховуєте свій запас, ви виявите, що чогось із того, що ви мали мати, просто немає. Цьому є низка потенційних причин, тому що крадіжка крадіжок та крадіжка працівників ведуть список. Ваші внутрішні адміністративні помилки та шахрайство постачальників також є важливими факторами.
Згідно з даними опитування Національної федерації роздрібної торгівлі за 2017 рік, на їх загальну суму припадає понад 26 відсотків усадки, що може скласти реальні гроші. Зменшуючи можливості помилок у ваших підрахунках, відправці та отриманні процесів, комп’ютеризовані системи інвентаризації можуть допомогти зменшити це число.
Краще управління запасами
Якщо ви використовуєте систему періодичних інвентаризацій, ваш облік запасів книг, як правило, застаріє до того часу, коли ваш бухгалтер закінчить оновлення даних. Це означає, що вам завжди потрібно мати принаймні невелику кількість додаткових запасів, щоб покрити прогнозовані продажі або заплановане виробництво, якщо ви ресторан чи виробник. Це пов’язує гроші та простір для зберігання, якими ви б у своєму розпорядженні.
Завдяки комп’ютеризованій системі постійних запасів ви завжди знаєте свої рівні запасів лише одним поглядом. Можливо, ви зможете перевезти менше інвентарю або навіть перейти до повноцінної, своєчасної системи інвентаризації, коли товар надходитиме від ваших постачальників у міру необхідності. Це може означати реальну економію витрат.
Інформація про управління в режимі реального часу
Однією з найважливіших переваг комп’ютеризованої системи безстрокової інвентаризації є те, що вона надає необхідну інформацію в управлінні в режимі реального часу. Це виходить за рамки поточних показників продажів та рівня запасів, що є суттю вашої діяльності. Наприклад, враховуйте свою вартість проданих товарів (COGS). Це цифра, яка вимірює, наскільки ефективно ви перетворюєте свої запаси на прибуток від продажів, або у випадку роздрібного продавця, яку націнку ви зробили на проданій продукції.
У системі періодичних інвентаризацій ви по-справжньому знаєте свої COGS лише в кінці інвентаризаційного циклу, коли ви фізично підрахували свої запаси і ваш бухгалтер може прорахувати. Тим часом ви працюєте на основі припущення про витрати, яке становить трохи більше, ніж "найкраща здогадка". Завдяки системі постійної інвентаризації ви можете в будь-який час побачити сучасну COGS, що означає, що ви будете виявляти - і мати можливість виправляти - проблеми, коли вони виникають.
