Доступ до календаря для перегляду майбутніх подій є важливою частиною ефективного управління вашим часом. Незважаючи на те, що обмінні рахунки доступні через більшість поштових клієнтів, Microsoft Outlook дозволяє отримати доступ до всієї інформації про ваш обмінний рахунок з одного місця, включаючи календар. За замовчуванням ваш календар оновлюється в Outlook, коли у вас є активне підключення до Інтернету для надсилання та отримання інформації про вашу папку обміну. Нові зустрічі, які ви додаєте до свого календаря в клієнті Outlook, автоматично оновлюються та синхронізуються із сервером обміну у вашій організації.
Надсилання / отримання календаря обміну
1
Відкрийте Outlook і натисніть "Календар", який знаходиться на панелі навігації внизу Outlook.
2
Клацніть на вкладку "Надіслати / Отримати".
3
Натисніть кнопку «Оновити папку» в групі Надіслати та отримати стрічки Надіслати / Отримати. Ваш календар обміну буде оновлено, а рядок прогресу вказує стан після "Надіслати / Отримати" в рядку стану Outlook. Або натисніть кнопку «Надіслати / Отримати всі папки» або натисніть «F9», щоб оновити всі папки, налаштовані в Outlook.
Створіть зустріч або зустріч
1
Відкрийте Outlook і натисніть "Календар" на нижній навігаційній панелі.
2
Натисніть кнопку "Нове призначення" у групі "Нова" стрічки "Головна". Або натисніть "Ctrl-Shift-A", щоб створити зустріч.
3
Введіть опис у поле «Тема», місце розташування в поле «Місцезнаходження», а також деталі події в поле основного тексту зустрічі.
4
Введіть дату та час у поля поруч із "Час початку" та "Час завершення", щоб запланувати зустріч. Наприклад, ви можете ввести "Сьогодні", "Два тижні з завтрашнього дня" або дату в будь-якому визнаному форматі, наприклад "1/1/2015". Натискання піктограми календаря дозволяє вибрати дату з календаря. Крім того, ви можете встановити дату, а потім встановити прапорець біля пункту «Подія на весь день», щоб змінити зустріч на подію на весь день.
5
Клацніть спадне меню «Показати як» у групі «Параметри» стрічки «Призначення», а потім виберіть, як ваш час буде позначено у вашому календарі. Цей параметр вказує іншим, хто переглядає ваш календар, коли ви вільні чи зайняті для нових запитів на зустріч. За замовчуванням події протягом усього дня відображаються у вашому календарі як "Безкоштовно", а нові зустрічі відображаються як "Зайнято".
6
Натисніть кнопку «Повторення» у групі «Параметри» стрічки «Призначення», а потім налаштуйте графік повторень, якщо ви хочете, щоб ваша зустріч повторювалася в серії. Наприклад, натисніть перемикач біля "Щомісяця", введіть "1" у поле поруч із "День", а потім введіть "2" у поле поруч із "З кожного", щоб налаштувати повторювані зустрічі раз на два місяці. Натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти зміни.
7
Клацніть спадне меню "Категоризувати" у групі Теги на стрічці Призначення, а потім клацніть категорію Outlook, щоб призначити зустріч.
8
Натисніть кнопку "Запросити учасників" у групі "Присутні" на стрічці "Призначення", щоб змінити зустріч на зустріч. Введіть адреси електронної пошти для всіх учасників, яких ви хочете отримати прохання про зустріч. Або натисніть кнопку «До ...», щоб переглянути загальну адресну книгу вашої організації, двічі клацніть ім’я контакту, якого ви хочете запросити на зустріч, а потім натисніть кнопку «ОК». Щоб повернути зустріч до зустрічі, натисніть кнопку «Скасувати запрошення» у групі «Учасники» на стрічці «Зустріч».
9
Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» у групі Дій на вкладці «Призначення» або «Зустріч», щоб зберегти зустріч та надіслати запрошення на нараду будь-яким учасникам, яких ви включили.
