Ваша бухгалтерія може загрожувати різними способами. Кожного разу, коли ви вносите зміни - нові методи бухгалтерського обліку, нове програмне забезпечення - ви можете випадково виявити неправильні доходи або витрати. Коли ви робите кошторис, це може легко призвести до завищених або занижених доходів. Якщо в будь-який час співробітники почнуть пропускати основні запобіжні заходи, також є ймовірність виникнення проблем. Ваші фінансові звіти за певний період повинні бути точними, тому викривлення викривлень є обов’язковим.
Складання кошторисів
Оцінки за своєю природою, як правило, завищують або занижують майбутню ефективність вашої компанії. Звіти про прибутки та збитки повинні оцінювати потенційні втрати доходу від прибутку від продажу та від клієнтів, які не оплачують рахунки. Якщо ви переоцінюєте свої втрати, дохід вашої компанії виглядає гіршим, ніж є насправді. Заниження має зворотний ефект.
Найкращий спосіб уникнути викривлення - дотримуватися стандартних принципів бухгалтерського обліку. Припустимо, ви знаєте, що близько 10 відсотків дебіторської заборгованості залишається несплаченою щокварталу. Безпечно використовувати це як резерв безнадійної заборгованості, а потім виправити свою фінансову звітність, якщо помиляєтесь. Якщо замість цього ви встановите 1 відсоток надбавки за безнадійну заборгованість, знаючи, що це заниження, ви можете опинитися в проблемі за повідомлення неправдивої інформації.
Виконайте процедуру
Навіть у цифровий вік помилки в бухгалтерському обліку трапляються через те, що люди не записують щось. Якщо ви використовуєте дрібні гроші для оплати невеликих витрат на роботу - копіювальний папір, плата за дороги, обід для перевантажених працівників - може здатися, що не варто вносити ці окремі рахунки. З часом вони можуть складатись: незаписані 10 доларів на тиждень - це завищення на 520 доларів до кінця року. Або припустимо, що клієнт скидає чек, коли ви виходите за двері. Ви можете внести його в банк і забути ввести платіж, тому ваші записи занижують готівку на руках.
Навчання всіх оперативних записів операцій може зменшити спотворення. Прості кроки, такі як узгодження виписки з банку, повинні виявити більше помилок.
Ретельно вносіть зміни
Щоразу, коли ви змінюєте методи ведення бухгалтерського обліку, існує ймовірність викривлення. Припустимо, ви починаєте свій бізнес з використанням бухгалтерського обліку готівки, а потім переходите на метод нарахування. За обліком нарахування ви не чекаєте оплати; ви вводите дохід, як тільки отримали його. Це змінюється не лише тоді, коли ви повідомляєте про доходи, але і те, як ви його відстежуєте у своїх книгах. Все легко піти не так.
Деякі компанії використовують більше однієї системи програмного забезпечення, наприклад, використовуючи різні програми для кредиторської заборгованості та готівки. Одна система легко втрачає уявлення про те, скільки компанія винна, а інша - переоцінити готівку. Узгодження інформації в двох системах важливо для здоров'я вашого бізнесу та для отримання точної інформації.
