Ведення бізнесу, як правило, означає накопичення великої кількості записів, і без хорошої системи подання даних величезний обсяг ускладнює отримання конкретних записів пізніше. Не маючи надійного доступу до ваших записів, ваш бізнес може зрушитися або навіть провалитися, тому для ефективного ведення бізнесу вам потрібна хороша система подання документів. Це означає розробляти розумну схему організації файлів з самого початку як для паперових, так і для цифрових записів, а потім регулярно впорядковувати діловодство.
Організація цифрових файлів
Оцифрування файлів робить ведення записів швидшим, простішим, безпечнішим та точнішим. Кожна компанія повинна зберігати цифрові копії всіх паперових записів, якщо у них немає вагомих причин цього не робити. Щоб створити хорошу схему файлів для електронних записів, скористайтеся спеціальним захищеним комп’ютером та заплануйте рутинні резервні копії цього комп’ютера - бажано в іншому фізичному місці - на випадок збою комп’ютера або пошкодження внаслідок катастрофи усього вашого офісу. На комп’ютері створіть папки файлів для всіх основних типів записів, таких як нарахування заробітної плати, витрати на установу, податкові документи та дебіторська та кредиторська заборгованість. Використовуйте підпапки, щоб створити подальше вдосконалення за необхідності. Зробіть вашу загальну організаційну мету швидким та інтуїтивним пошуком будь-якого конкретного запису.
Організація паперових файлів
Оскільки спадщина ділової практики минула, більшість компаній все ще ведуть паперові записи про все. Іноді оригінальний паперовий примірник має унікальну юридичну силу, наприклад, оформлений договір оренди. У будь-якому випадку, намагаючись уникнути зайвих паперів, вам потрібно створити хорошу систему ведення діловодства для ваших твердих файлів. Інвестуйте в серію картотек та впорядкуйте їх відповідно до типів записів, які вони мають, зберігаючи основні типи записів разом та використовуючи папки та розділи для відокремлення окремих файлів. Не дозволяйте різним типам основних записів змішуватися в одних шафах. Чітко маркуйте шафи, щоб ви знали, куди піти зберігати або отримати будь-який конкретний запис. Залиште багато зайвого місця в шафах, щоб ви могли рости свої записи роками, не потребуючи переміщення файлів або самих шаф.
Обробка вхідних записів
Поки ви створюєте та отримуєте паперові документи в ході ділових операцій, стежте за своєю подачею як електронних, так і паперових записів. Опрацьовуйте нові документи, щоб ви могли негайно створити цифрову версію - або, починаючи з цифрової версії, роздрукуйте паперову копію, якщо це необхідно, - а потім відкладіть паперову копію та працюйте з цифровою копією, щоб заощадити свій час та проблеми. Друкуйте оновлені паперові копії файлів у міру необхідності. Не дозволяйте файлам і папкам скупчуватися на робочому столі чи на столі. Зберігайте все у відповідному місці, коли ви ним активно не користуєтесь.
Ведення цифрових файлів
Що стосується електронних записів, то на етапі запуску всі ваші файли можуть вміститися на одному комп’ютері - і ви можете бути самотнім працівником. Однак операція буде розширюватися у міру зростання вашого бізнесу та фонду оплати праці, тому з часом ви можете розраховувати на виділення основних типів записів на власні виділені комп’ютери. Просто обріжте «гілки» вашого дерева діловодства та перемістіть відповідні папки на їхні власні комп’ютери. Крім того, ви можете розраховувати на доопрацювання та перегляд структури файлів у міру зростання вашого бізнесу, що вимагатиме нових організаційних підрозділів. Потім, коли ваші файли та папки стають більш численними, ви можете час від часу архівувати старіші записи в архівні підтеки, щоб зменшити безлад в просторі активних папок. Зберігайте все, де ви або співробітник зможете легко отримати доступ пізніше.
Ведення паперових файлів
Що стосується паперових файлів, регулярно оновлюйте файлові шафи за необхідності, щоб усі записи мали логічне місце для переходу. Періодично видаляйте старі файли, які, ймовірно, вам більше не потрібні для комерційних або податкових цілей, і архівуйте їх в окремому місці - або в шафах архівних файлів на місці, або на спеціальному складі зберігання.
