Кожному малому бізнесу потрібна система видачі готівки, яка ефективно та надійно обробляє грошові виплати компанії. Кредиторська заборгованість (A / P) тісно пов'язана з виплатою готівки, і більшість операцій обробляються через A / P, коли здійснюється готівковий платіж. Належна документація є частиною ефективної функції виплати готівки, і всі виплати готівки повинні бути зафіксовані у фінансовій звітності компанії. Наявність належного внутрішнього контролю є важливою при виплаті готівки та допомагає забезпечити виплату готівки за законні операції.
Функція кредиторської заборгованості
Функція A / P відповідає за затвердження платежів за операціями постачальника та кредитора компанії. A / P схвалює транзакції для оплати лише тоді, коли про транзакцію існує супровідна документація. Оскільки A / P відповідає необхідним документам для затвердження транзакції, бажано, щоб він не фіксував фактичний платіж продавцю або кредитору, щоб запобігти сплаті шахрайських або недійсних операцій.
Документація транзакцій
Більшість виплат готівкою - це оплата рахунків-фактур. Наприклад, коли закуповується запас, до транзакції має бути виставлений рахунок-фактура разом із замовленням на придбання та підтвердженням отримання товару. Щодо послуги, рахунок-фактура повинна посилатися на контракт, який детально описує трудову угоду між сторонами. Відсутня документація може бути ознакою неповної трансакції, наприклад, недоставки товарів чи послуг або шахрайської діяльності.
Запис транзакції
Коли ваш бізнес купує або отримує предмет цінності з певною ціною, він відображається як кредит на пасиві або на касовому рахунку. Кредитні операції, що відображаються як зобов'язання, виплачуються в майбутньому, і після отримання необхідної документації зобов'язання списується, а гроші зараховуються на суму платежу. Запис операції у фінансовій документації супроводжується створенням чека або електронного платежу, виданого продавцю.
Внутрішній контроль
Якісний внутрішній контроль при виплаті готівки є критично важливим для запобігання втраті готівки. В ідеалі співробітники АТ не повинні відповідати за виплату готівки, щоб запобігти виплаті недійсних операцій. Таке розподіл обов'язків може захистити ваш готівковий рахунок. Якщо ваш бізнес занадто малий для цієї домовленості, працівник, який не займається A / P, повинен щомісяця звіряти ваш банківський рахунок та проводити випадкові перевірки готівкових платежів, щоб оцінити, чи є готівкові платежі дійсними операціями.
