Підприємства працюють на ефективному передаванні інформації за допомогою звітів про хід проектів, звітів про бюджет, оновлення людських ресурсів, звітів про продажі та звітів про стратегічні показники, які були досягнуті. Ці звіти покликані тримати широкий спектр людей про те, що відбувається в компанії. Вони мають тимчасовий характер і часто становлять основу для офіційних звітів зацікавленим сторонам, радам директорів та контролюючим органам.
Формат
Неформальні звіти про бізнес, як правило, складаються у формі пам’ятки. Розмістіть "Меморандум" у верхній частині сторінки та під цим заголовком перелічіть дату, кому адресовано звіт, від кого виходить звіт та предмет доповіді. Темою може бути "Щоденний звіт про хід" або інший описовий заголовок. Часто заголовок відокремлюється від основи меморандуму горизонтальною лінією. Основна частина звіту повинна бути короткою, фактичною та упорядкованою за заголовками, якщо вона охоплює багаточастинну тему. Будь-які посилальні примітки знаходяться внизу меморандуму під іншим горизонтальним рядком. Додайте будь-які документи, на які є посилання у звіті або які покращують його чіткість.
Збирати інформацію
Зберіть інформацію перед тим, як сісти, щоб написати звіт. Майте під рукою всі необхідні факти та свої примітки, щоб ви могли їх переглянути та вирішити, як найкраще передати факти, щоб ваші читачі повністю оцінили ситуацію, про яку повідомляється. Неофіційний звіт є інформаційним інструментом і може включати запитання, пропозиції та заклики до дії. Швидкий роздум про те, що ви хочете сказати перед написанням, робить звіт коротким та цілеспрямованим.
Контур
Напишіть схему, включаючи вступ, пункти, які потрібно охопити, та розділи з висновками. Неформальний звіт повинен бути коротким і містити лише коротке пояснення інформації. Використовуйте пункти маркера, коли це можливо, та графіки або діаграми, якщо їх легко зрозуміти. Пам’ятайте про потреби читачів вашого звіту та обмежте обсяг звіту цими інформаційними вимогами.
Пишіть
У вступі зазначено мету звіту та його обсяг. Чітко позначте кожну точку інформації заголовком або крапкою та дотримуйтесь тексту одним або двома короткими абзацами. Включайте лише факти, без коментарів редакції. Розділ висновків - це належне місце для оцінок, пропозицій щодо подальших дій та питань. Під час написання звіту уникайте цього, якщо від вас не вимагають аналізу чи власної думки.
