Успішні власники малого бізнесу часто ведуть другий, третій або навіть четвертий набори дебіторської заборгованості. На перший погляд, це може здатися великою додатковою роботою для створення та ведення рахунків допоміжної дебіторської заборгованості. Але переваги цього коштують зусиль, на думку сертифікованого бухгалтера Лос-Анджелеса Ріка Норріса. Ведення рахунків допоміжної дебіторської заборгованості допомагає відстежувати прострочену заборгованість, класифікуючи прибуток на основі проекту, запобігаючи шахрайству співробітників та встановлюючи вигідні демографічні показники.
Пояснення
Реєстраційна книга дебіторської заборгованості - або рахунок - це, в основному, список клієнтів, які мають борг перед вашою компанією. Бухгалтери використовують їх, щоб дати більш детальний звіт про кредит, наданий клієнтам вашим бізнесом. Загальна сума бухгалтерської книги дебіторської заборгованості повинна відповідати загальній сумі бухгалтерського балансу дебіторської заборгованості. Норріс запропонував приклад: "Якщо у вас є три клієнти, які заборгували вам 500 доларів, 1000 доларів на вашому допоміжному рахунку та 1500 доларів, ваша загальна дебіторська заборгованість повинна показувати 3000 доларів".
Призначення
Основною метою допоміжних книг є відстеження платежів клієнтів та запобігання випадкам переплат та інших помилок в бухгалтерії. "Диявол у деталях, - сказав Норріс. - Якщо власник компанії не прогляне баланс, вона ніколи не дізнається, що проблема переплати замовника". Наприклад, у ваших звітах про дебіторську заборгованість може відображатися 3000 доларів, але у вашій дочірній книзі відображається "3000 доларів + 500 - 500 доларів", інакше ви не знали б про переплату.
Шахрайство
Реєстраційні книги дебіторської заборгованості також є важливим інструментом виявлення внутрішнього шахрайства та розкрадання. Деякі розповсюджені шахрайські операції з дебіторською заборгованістю, які запобігаються використанням допоміжних книг, включають стирання, фіктивну дебіторську заборгованість, компенсовану фіктивними продажами, запозичення дебіторської заборгованості з використанням рахунків як застави та проводку платежу одного клієнта на рахунок іншого клієнта для маскування крадіжки. "Потрібно впровадити внутрішній контроль компанії, щоб запобігти або виявити подібну практику", - заявив Норріс; "що включає належне використання та огляд допоміжних книг".
Управління проектами
Власники малого бізнесу також використовують рахунки допоміжної дебіторської заборгованості для управління рахунками відповідно до конкретних проектів. "У мене є музичні клієнти, які пишуть музику для різних передач", - зауважив Норріс. - "Книги їх дебіторської заборгованості розділяються не тільки за споживачами, але й шоу, за яким клієнти наймають їх для написання музики. У таких випадках компанія може відстежувати, які клієнти заборгували їм гроші, і за яку роботу ".
Старіння допоміжних книг
Старіння допоміжних рахунків - це метод бухгалтерського обліку, який використовується підприємствами для оцінки надійності клієнтів та відстеження дефолтних рахунків. Звіт про старіння показує, як довго клієнти заборгували вам гроші, скільки і хто має прострочену заборгованість. "Довідкові книги дебіторської заборгованості та старіння мають вирішальне значення для належного управління дебіторською заборгованістю компанії", - прокоментував Норріс. "Якщо у вас немає допоміжних книг, у вас не може бути деталей, які замовники відстають у оплаті". Наприклад, старіння вашої допоміжної дебіторської заборгованості може допомогти вам визначити суми дебіторської заборгованості, яким більше 30, 60 або 90 днів.
Інші переваги
Ще одне використання для допоміжних рахунків дебіторської заборгованості полягає у сприянні встановленню більш вигідного демографічного та цільового споживача. "Після того, як ви отримаєте контроль над своєю дочірньою книгою, - сказав Норріс, - сьогоднішнє програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може надати важливу інформацію для управління вашим бізнесом". Допоміжні реєстри використовуються для визначення того, який географічний регіон платить більше поточної суми, яка вікова група є найнадійнішою у грошових переказах або яка галузь, з якою ви працюєте, формує більшу частину вашого грошового потоку.
