Регулярне узгодження рахунків головної книги є важливим для ведення точних ділових записів та важливим для внутрішнього контролю компанії. Метою звірки є виявлення рахунків головної книги, які містять суттєві помилки, пояснення помилок та коригування записів журналу. Доларова вартість матеріальних помилок компанії залежить від доходів компанії та нормального рівня транзакцій. Компанія може узгодити певні рахунки головної книги на основі сприйнятого рівня ризику, що рахунок може містити помилку. Цей рівень ризику пов’язаний із кількістю операцій, що відбуваються на рахунку, а також складністю операцій.
1
Перегляньте коригувальні записи журналу, зроблені після попередньої звірки. Перевірте точність суми вказу в доларах та зазначених рахунків. Перегляньте документацію, яка підтверджує запис, наприклад, переглянутий рахунок-фактуру за надані послуги або купюру-продажу купівлі транспортного засобу.
2
Підготуйте перелік незвичних транзакцій та транзакцій, які не мають супровідної документації для звіряються рахунків головної книги. Майте на увазі, що незвичайна транзакція може мати супровідну документацію, але для компанії все одно вважається дивною. Наприклад, якщо пекарня придбала комп’ютер, а рахунок-фактура додається до журналу, але хлібокомбінат не має комп’ютера в магазині, може поставити запитання про те, де знаходиться комп’ютер. Власник може мати комп’ютер вдома, все ще в коробці, чекаючи, поки технік налаштує його для полегшення відстеження замовлень. З іншого боку, власник пекарні, можливо, приніс комп’ютер додому, щоб його син використовував його в коледжі, і використав кошти бізнесу для оплати комп’ютера.
3
Перегляньте головну книгу на предмет неправильного розміщення. Всі роблять помилки; не виключено, що працівник опублікував дійсну транзакцію на неправильний рахунок. Помилки проводки можуть бути незначними в загальній картині фінансового стану компанії, але завжди є розумною бізнес-ідеєю подати фінанси якомога точніше. Звірка головної книги, що проводиться регулярно, дозволяє виправити помилки до того, як їх буде важче виділити.
